會議接待禮儀的常識
會議接待禮儀常識是會議服務禮儀課程之一,一次會議的成功開始,最關鍵的就在會議接待的環節。小編為您推薦幾篇關于會議接待禮儀的常識，給您提供參考!
根據參加會議的人數不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。
首先是會議的籌備工作。
根據會議規模，確定接待規格。
發放會議通知和會議日程。
會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。
通知后面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。
對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。
這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。
會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據。
它的形式既可以是文字的也可以是表格的。
它可以隨會議通知一起發放。
選擇會場。
選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。
最好是達到一下標準:
第一:大小要適中。
會場太大，人數太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數過多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。
所以，英國的首相丘吉爾曾說:絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。
第二:地點要合理。
歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。
超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。
第三:附屬設施要齊全。
會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為上次會議是從這里開的，沒出什么問題，就草率地認為這回也會同樣順利。
否則，可能會造成損失。
第四:要有停車場。
現代社會召集會議，一雙草鞋一把傘趕來開會的人已經不多了。
轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
會場的布置。
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。
門口張貼歡迎和慶祝標語。
可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。
桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統一。
坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法:
①圓桌型。
如果是使用圓桌或橢圓形桌子。
這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。
另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。
這種形式適于1020人左右的會議。
座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業最高領導與上級領導相對而坐。
同級別的對角線相對而坐。
②口字型。
如果使用長形方桌。
這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。
③教室型。
這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。
這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。
主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。
主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
準備會議資料。
會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發言準備。
會議前的接待禮儀。
會前檢查。
這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。
比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
提前進入接待崗位。
接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。
一般的接待工作分以下幾個崗位。
①簽到。
設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。
簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。
向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。
如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。
簽到本應精致些，以便保存。
如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。
接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。
②引座。
簽到后。
會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。
對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
③接待。
與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。
會議中的服務禮儀
會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。
倒茶服務人員注意觀察每一位與會者，以便及時為期天茶水。
到誰是動作輕盈、快捷、規范。
杯蓋的內口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發生杯蓋碰撞的聲音。
一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。
杯子放在與會者桌上的右上面。
如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。
其他服務會議按擬定的程序進行，應緊湊，不要出現冷場的局面。
這就要求各個工作人員嚴陣以待，做好各項準備工作。
如，會議進行第一項:全體起立、奏國歌。
這是音響應立即播放出國歌。
又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領導頒發給受獎者。
為使會場上的活動有條不紊，必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練，避免會場上出現混亂。
如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉告他。
如果要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知，避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。
做好會后服務的準備。
會議進行之中，就應為會后服務做好準備。
如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。
另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。
會后服務
會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。
組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。
如聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統一指揮和協調，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。
送別根據情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。
清理會議文件 ①根據保密原則，回收有關文件資料。
②整理會議紀要。
③新聞報道。
④主卷歸檔。
⑤會議總結
會議接待禮儀的常識二
會議接待人員形象塑造
所有員工按公司要求統一著裝。
服裝應保持清潔、完好，扣子齊全，不漏扣、錯扣。
打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。
會議接待人員在上崗期間員工必須佩帶工作證牌。
男會議接待人員胡須應修剪整潔，頭發修剪整齊，不能過長。
女會議接待人員淡妝上崗，且與年齡、身份相符。
不能當眾化裝。
注意講究公共衛生，上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。
接待時注意力集中，展現良好的精神狀態，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。
立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。
行走步伐有力，步幅適當，節奏適宜最新會議接待禮儀基本常識。
避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等不文雅行為。
與領導、客人交談時，要神態專注，表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。
會議儀式種類
專題會(賑災募捐,拍賣會)
學術研討會
論壇
簽約儀式
表彰大會(拿獎品，頒發)
年會(答謝年會,VIP會員年會)
節日和組織慶典(國慶50周年慶祝活動，慶祝復旦大學百年華誕，企業周年慶典,紀念名人誕辰)
酒會和宴請
會展(工業博覽會，藝術品展銷會)
新產品發布會
文藝活動(聯歡會,選秀活動,文藝頒獎)
首映和首發儀式
新聞媒體發布會
國家和地方級的主題活動(電影節，民間藝術節，國際服裝節)
會議場地
會議中心
多功能廳
會展中心
飯店/酒店
學院、企業、公司的會議場所
體育館/體育場
游艇/游船
公園/風景區
城市主題廣場
博物館/藝術館
會議接待準備工作
一、根據會議規模，確定接待規格
二、發放會議通知和會議日程
三、選擇會場
選擇會場時要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮:大小要適中、地點要合理、附屬設施要齊全、要有停車場，等等。
四、會場的布置
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。
門口張貼歡迎和慶祝標語。
可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花。
桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統一坐席的配置方法有圓桌型、口字型、教室型等。
配置要和會議飛風格和氣氛相符，要較舊禮賓次序。
五、準備會議資料
要準備有關會議議題的必要資料，應整理好后放在文件夾中發放給與會者，方便其閱讀和做好發言準備。
六、會前檢查
對在準備工作階段考慮不周或沒有落實的地方進行補救，及時發現問題以便做出調整。
七、提前進入接待崗位
會議接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。
會議接待服務禮儀規范
簽到。
設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。
簽字臺備有毛筆、鋼筆和簽到本。
向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。
如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。
簽到本應精致些，以便保存。
如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。
接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數引座。
簽到后，會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。
對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
接待。
與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。
會議接待服務禮儀培訓幫助會議接待人員塑造良好的公眾形象，向與會者提供周到、熱情的會議接待服務禮儀，在展現個人風貌的同時，也為公司樹立良好的公眾形象。
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