商業信函書寫格式

時間：2024-07-15 05:10:39 信函

商業信函書寫格式

　　商業信函，簡稱商函，國外稱為郵件廣告或DM廣告。它是以信函為載體，將客戶所需發布的商務性信息廣告，通過郵寄的方式，直接傳遞到客戶所指定的目標對象手中的一種廣告形式。以下是小編為大家整理的商業信函書寫格式，僅供參考，希望能夠幫助大家。

　　商業信函書寫格式1

　　一、信頭：Letter head:

　　包括（寄信人）公司名稱、地址、郵編、電報掛號、傳真號、電傳號、電話號碼等。通常以精美的字體印刷在信紙的頂端。

　　二、發文號（參考號）: Reference No:

　　為方便文件的歸檔與查詢，應在較醒目的位置。通常與信頭間隔兩行。（在有些來信中，它常會在全信結尾后，位于左邊或右邊的邊緣線，與寫信人簽名間隔兩行）

　　三、日期：Date

　　所有信函必須有日期。一般與發文號間隔兩行，可位于信紙的左側或右側。注意日期的不同寫法：August 10,2001（美式）；10th August,2001 （英式）

　　一般說來，月份不宜縮寫，也不宜用數字表示。

　　四、封內名稱和地址：Inside Name & Address

　　收信人的名稱與地址通常在日期后空兩行，位于信紙的`左側。注意對收信人的稱呼：

　　1．"Messrs"為 "Mr."的復數，僅用于以一個人或幾個人名字命名的公司前。

　　ｅg. Messrs. Harrison Smith Co.； Messrs. BROWM & Sons

　　2．若收信人是公司的某一個具體的人時，常輔以禮貌稱謂：Mr., Mrs., Miss或Ms.。如果不能確定收信的女士是否已婚，宜用Ms.

　　3.在收信人名稱與公司名稱之間,可以加注收信人的職位、頭銜。

　　ｅg. Mr. Sarah Davies

　　Sales Manager

　　The Acme Shoe Co. Ltd.

　　369 Peccadilly

　　London, WIN CBE

　　五、稱呼：Salutation

　　商業信函常用"Dear Sirs"或"Gentlemen"(敬啟者),與封內名稱和地址的內容間隔兩行。直接寫給某人時，可用"Dear Mr. xxx".

　　六、事由或標題：Subject Line/Caption

　　通常以下劃線標出事由，以"Re"或"Subject:"開頭.

　　eg. Re: Sewing Machines

　　Subject: Our Contract No.92125.Your L/C No.91897

　　Sewing Machines

　　七、正文：Body of the letter

　　在事由或標題下空兩行，開始正文。

　　八、結束語：Complementary Close

　　常與正文最后一行間隔2—３行，與稱呼相呼應。

　　若以"Dear Sirs"為稱呼，此處應用"Yours faithfully"；"Yours Sincerely"；"Yours truly"（謹上）；以"Dear Mrs. xxx"為稱呼，宜用"Sincerely"。如與收信人較熟悉，可使用"Best regards"或"Best wishes"(祝好)

　　九、簽名：Signature

　　應用手簽，避免使用圖章。

　　十、附件：Enclosure

　　通常位于簽名后第三行，以"Enclosure"或" Enc"開頭。

　　eg. Enclosure

　　Encs： Ⅰ Catalogue

　　Ⅰ Price list

　　十一、附本抄送：Carbon Copy

　　如有附本寄給他人，在附件后第三行，以"c.c."開頭，注明抄送單位。

　　ｅg．c.c. Mr. John Smith--ABC Co. (Sales Manage)

　　b.c.c.（秘密抄送，"b" means "blind"）Mr. Peter Hall--DEF Co. (Sales manage)

　　十二、附言：Postscript

　　寫完信后若發現或想起還有事情要說，可在信末加附言，以"PS"或"NB"表示,

　　但正規信函應避免使用“附言”。

　　信函格式：齊頭式；縮行式；混合式。

　　商業信函書寫格式2

　　一、信頭

　　在信和傳真中，信頭所占頁面一般不超過三分之一。

　　發信人地址

　　一般來說，商業書信的首頁都使用印有公司抬頭的信箋，抬頭上標明公司名稱、地址、電話和傳真號碼。傳真也一樣，信箋上印有抬頭，并采用固定的信頭格式。傳真發信人的地址位于傳真紙頁首固定的信頭格式內。

　　發信日期

　　日期的書寫有以下兩種模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年] 日期不能縮寫，序數詞不能使用縮寫形式，月份也不能縮寫。

　　收信人地址

　　收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當。傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應的。空格內。

　　指定收信人姓名

　　在商業書信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現已不常用。收信人地址的首行已經寫明收信人姓名，因而不一定需要專門指定收信人姓名這一欄。如果要使用指定收信人姓名這一欄，就要從頁面左邊空白處寫起，在收信人地址下面空兩行。

　　稱呼

　　商業信件和傳真常用以下方式開頭：

　　1、Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫信人知道收信人的姓名和性別);

　　2、Dear Sir或Dear Madam(表示寫給一位有具體職銜的人，如Sales Manager,Chief Accountant等，而且寫信人知道對方的性別);

　　3、Dear Sir or Madam(表示寫給一位有具體職銜而寫信人又不知其性別的人);

　　4、Dear Sirs (表示寫給一家公司，沒有明確的收信人)。

　　稱呼中的第一個單詞和其他所有名詞的第一個字母均須大寫。

　　事由

　　寫明事由可以使收信人對信件或傳真的內容一目了然。

　　二、信文

　　全齊頭式(full-blocked)書信，每個段落都從左邊空白處開始寫起，右邊空白處必須盡量對齊，不能把單詞斷開。

　　在齊頭式書信或傳真中，信文也是從左邊空白處開始寫起，在事由下面空一行。

　　三、信尾

　　傳真的信尾一般都很簡短(通常只有結尾敬辭和署名)，而書信的信尾內容則相對較長。

　　結尾敬辭

　　一般來說，書信和傳真結尾敬辭都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。稱呼為“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”時結尾用“Yours sincerely”。稱呼為“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時結尾則用“Yours faithfully”。

　　信末簽名

　　寫信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。如：

　　Yours faithfully

　　For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd

　　Yvonne Chong

　　Ms Yvonne Chong

　　Regional Sales Manager (Singapore)

　　信末簽名位于左邊空白處。在結尾敬辭或公司名稱下面留出三行簽名的位置，然后再打上寫信的姓名、職銜及/或部門。

　　口述者/打字員姓名縮寫

　　下面表中是信函或傳真的口述者和打字員的姓名縮寫。

　　口述員　　　　　　打字員　　　　　　姓名縮寫

　　- 　　　　　　　　Sim Loo　　　　　　 Lee sll

　　Cheng Fook Jam 　　Chan Chuen Fye　　 CFJ/ccf

　　Chew Yit Lin Chin 　　Kein Hoong Chew　 Yit Lin/ckh

　　Grahame T Bilbow　　 Foo Tuan Seik 　　　GTBilbow:fts

　　Goh Bee Hua　　　　　 Han Swee Lean　　 GBH:HSL

　　附件

　　如果信件或傳真還附有其他文件，就必須在文中注明。附件說明通常位于口述者/打字

　　員姓名縮寫之后。可以采用以下幾種方法：

　　·Estimate enclosed

　　·2 Enc./Enclosuree 2

　　·Enclosure

　　·Enclosures:

　　1. 2000 Price list

　　2. Catalogue

　　抄送

　　如果除主要收信人之外，信件或傳真還需抄送第三者時，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon copy”(復寫本;副本)。有時，如果發信人不想讓收信人知道信件或傳真還要抄送給別人，就用“bcc”(“blind carbon copy”無信頭副本)代替“cc”，標注在不發給收信人的影印件的下方。

　　附筆

　　商業信函或傳真中的“附筆”(縮寫為“PS”)用于補充本人的說明。“附筆”位于左邊空白齊頭處，在“附近”或“抄送”等說明之下空一行。頁碼說明

　　商業信函如果超過一頁，隨后的各頁可以在頁首加注說明收信人姓名、頁碼及日期。如：

　　Mrs. H Itakura

　　Page 2

　　14 June 200-

　　在商業信函中，頁碼有時位于距頁頂一英寸的左邊空白處，與信文之間空兩行。

　　信封

　　信封顯然只適用于商業信件。信封上收信人地址的格式必須與內文的寫法一致，即齊頭式，單行間隔。收信人姓名位于收信人地址上方，中間空兩行。也可以在收信人地址的第一行中直接寫上收信人的姓名和職銜。

　　傳真格式

　　傳真的首頁一般都印有現成的信頭格式，只需填入寫信人和收信人的姓名、地址、傳真號碼、頁數和日期等內容即可。

　　在商業信函中，寬式標點比嚴標點更為常用。

　　使用嚴式標點意味著客戶地址的`每一行結尾都要加逗號，每個縮寫詞(包括客戶姓名的首字母縮寫)后面都要加點號(如Mr., Co., Ltd., St., Rd.等，又如Mr. J. R. Liu)。

　　拓展知識：

　　商務書信布局禮儀

　　正排式或垂直式或齊頭式（BlockedForm）。

　　這種排列的要領在于每個要素都從左邊開始排列，每一行都不向右縮入，因而整封信的左邊成一垂直線右邊參差不齊。這種形式雖然打字時方便省事，不需考慮左邊縮入，但不勻稱美觀，所以使用它的人也不很多。 ③改良式或混排式（ModifiedForm）。

　　這種排列集上述兩種形式之所長，信頭、結束語、簽名和發信人姓名排在右邊，封內地址和稱呼排在左邊，但每個要素分行時每行都不向右縮入；正文每段開始縮入五個英文字母，而段與段之間可不空行。這種形式兼顧及方便省事與勻稱美觀，因此，它是目前極為流行的英文書信范式。

　　注意事項

　　①因為手寫有時難免不好辨認，所以英文書信最好是打印。

　　②信封的書寫一般是收信人名址寫在信封正面的中央而發信人名址可寫在正面的左上方或者信封的背面，書寫形式應與信內風格一致。

　　③書信的折疊也應有講究

　　商業信函書寫格式3

　　一、開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

　　二、正文：信文的正文是書信的主要部分，敘述商業業務往來聯系的實質問題。

　　三、結尾：結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。

　　四、署名：署名即寫信人簽名，通常寫在結尾后另起一行的偏右下方位置。以單位名義發出的商業信函，署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。

　　五、日期：寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業信函的日期很重要，不要遺漏。

　　擴展資料：

　　商業信函，簡稱商函，國外稱為郵件廣告或DM廣告。它是以信函為載體，將客戶所需發布的商務性信息廣告，通過郵寄的方式，直接傳遞到客戶所指定的目標對象手中的一種廣告形式。

　　商業信函以信函為載體，選擇有針對性的目標客戶群的名址打印封裝，通過郵政渠道寄發的一種函件。與電視等媒體相比，商業信函的優勢是針對性極強，“命中率”極高。

　　各地郵政部門都成立了專門的'郵政商業信函廣告公司，建立起了龐大而門類齊全、內容翔實的數據庫，可為工商企業提供翔實而準確的客戶名址。各地郵局還配備了先進的商業信函制作設備，可在最短的時間內，為客戶提供選址、打印、制作、封裝、寄遞的“一條龍”服務。

　　普通類商業信函：

　　以傳遞商品、服務的信息，進行廣而言之的一種信函廣告。它的內容可以是宣傳單、征訂單、通知書、邀請函、優惠劵、市場調查表、產品說明書等印刷品廣告；也可以是各類產品試用袋、CD碟、計算機光盤、廣告小禮品等實物廣告。

　　帳單類商函（郵簡）：

　　以傳遞經濟結算單為內容的信函。它的內容為金融單位的信用卡結算單、電信系統的話費通知單、保險行業的保費通知單以及其它服務行業如：水、電、氣費通知單等。

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